إدارة المشاريع باتت ضرورة لنجاح أي عمل، إنها عملية معقدة تتضمن تخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها والتحكم فيها من أجل تحقيق الأهداف المرجوة. ففي كل المنظمات يزداد الطلب على مديري المشاريع بسبب المهارات المتعددة التي يمتلكونها، فهم مسؤولون عن تحديد المواعيد النهائية وإدارة الموارد وضمان تلبية المشاريع لمعايير الجودة ورضا العملاء مما يجعلها قيمةً مضافة لأي مؤسسة تبحث عن الكفاءة والإنتاجية.
في هذه المدونة، سنتطرق إلى أساسيات إدارة المشاريع وأهميتها في الاستشارات الإدارية.
ما هي إدارة المشاريع؟
إدارة المشاريع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلباته. وقد تم ممارستها منذ عقود وأصبحت جزءًا أساسيًا من ممارسة الأعمال التجارية في العالم الحديث.
تشمل إدارة المشاريع المراحل التالية:
بدء المشروع: تحديد الغرض من المشروع، وضع ميثاق، وتحديد أصحاب المصلحة.
تخطيط المشروع: وضع خطة مفصلة تحدد الخطوات اللازمة لإكمال المشروع.
جدولة المشروع: تحديد مدة إكمال كل مهمة في خطة المشروع.
تخصيص الموارد: تخصيص الموارد البشرية والمادية للمهام في خطة المشروع.
مراقبة المشروع والتحكم به: تتبع التقدم المحرز بناءً على خطة المشروع واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الضرورة.
إغلاق المشروع: استكمال جميع الأنشطة المطلوبة لإنهاء المشروع.
ما هي المنهجيات المختلفة لإدارة المشروع؟
إدارة المشروع هي عملية قيادة عمل الفريق لتحقيق أهداف محددة ضمن إطار زمني محدد، ويتضمن ضمان تلبية جميع أهداف المشروع مع العمل أيضًا ضمن قيود الميزانية والنطاق والموارد.
هناك العديد من المنهجيات التي يمكن لمديري المشاريع استخدامها لتوجيه عملهم. يُعرف الأسلوب الأكثر شيوعًا باسم نموذج الشلال. يقسم هذا النهج المشاريع إلى مراحل متميزة، مع بناء كل مرحلة على العمل المنجز في المرحلة السابقة. الميزة الرئيسية لهذا النهج هي اتساقه، مما يجعل من السهل تتبع التقدم وتحديد المشكلات المحتملة في وقت مبكر، وعادة ما يتم استخدامه مع المشاريع التي لها نطاق عمل واضح.
هناك نهج شائع آخر يعرف باسم الإدارة الرشيقة، تأخذ هذه المنهجية توجهًا أكثر مرونة، حيث يحدد نطاق المشروع بصفة عامة مبكرًا في دورة حياة المشروع، ويتم تعديل تقديرات الوقت والتكلفة تعديلًا روتينيًا حسب فهم فريق المشروع للزيادات في المنتج، وتقوم التكرارات بتطوير المنتج من خلال سلسلة من الدورات المتكررة بينما تضيف الزيادات إلى وظائف المنتج بصورة متتابعة وعادةً ما يتم استخدامها مع المشاريع التي لديها نطاق عمل غير واضح.
علاوة على ذلك، هناك منهجيات أخرى يجب ذكرها مثل النهج المتزايد والهجين. عادةً ما يتم استخدام النهج المتزايد للمشاريع الأكبر ذات المتطلبات الأكثر تعقيدًا لأنه يوفر تحكمًا وتخطيطًا أفضل للمشروع. ويتم تطبيق النهج الهجين إذا كان هناك العديد من أصحاب المصلحة أو الاحتياجات المعقدة التي لا يمكن إدارتها من خلال طريقة واحدة لإدارة المشروع، لأنه يمنح الحرية في الجمع بين الحلول المتباينة لتناسب متطلبات المشروع على أفضل وجه.
جميع المنهجيات السابقة لها نقاط قوة وفجوات، فلا يوجد نهج واحد يناسب جميع المشاريع، ففي نهاية المطاف الأمر متروك لمدير المشروع لتحديد النهج الذي يناسب احتياجات فريقه ومنظمته.
لماذا تعتبر إدارة المشاريع مهمة في قطاع الاستشارات؟
تعد إدارة المشاريع أمرًا بالغ الأهمية في صناعة الاستشارات لعدة أسباب رئيسية. أولاً، عادةً ما تستعين المنظمات بالاستشاريين للمساعدة في المشاريع المتخصصة الحساسة للوقت، هذا يكشف أن هناك الكثير من الضغط لتقديم النتائج في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. قد يكون من الصعب على مديري المشروع التأكد من أن كل جانب من جوانب المشروع منسق ويعمل بشكل جيد عندما يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة المعنيين.
جانب آخر لأهمية إدارة المشروع في الاستشارات هو تكرار اتصال الاستشاريين بالعملاء الذين قد لا يكونون على دراية بعملية الاستشارة. قد ينتج عن ذلك سوء فهم وتوقعات غير واقعية حول قدرة الاستشاريين، سيكون مدير المشروع الفعال قادرًا على التحكم في التوقعات طوال المشروع، وتحديد أهداف قابلة للتحقيق، والتواصل مع أصحاب المصلحة.
إضافةً إلى ذلك، من المهم أن نتذكر أن المشاريع الاستشارية عادة ما تكون مهام معقدة. قد يكون هناك العديد من الأجزاء المتغيّرة والعديد من أصحاب المصلحة. سيكون لدى مدير المشروع الماهر الخبرة والفهم اللازمين لتجاوز هذه التحديات وتحقيق نتائج مرضية.
باختصار، عندما تتم إدارة المشروع بشكل فعال يعمل ذلك على تحسين فعالية كل موظف داخل المنظمة، دون أن يتشتت انتباهه بسبب الأنشطة أو الموارد المالية الخارجة عن السيطرة. فإن الفريق قادر على التركيز على العمل الحاسم في متناول اليد، مما يسمح لهم بتخطيط المبادرات التي لها تأثير حقيقي على إيرادات الشركة، قد يستفيد الفريق أيضًا من فهم كيف تكمل أنشطتهم الأهداف الإستراتيجية للمنظمة.
